1. A chi e a cosa si applica
Questa informativa riguarda il sito web e la piattaforma YouBix, comprese le versioni destinate a persone e famiglie e quelle destinate ad aziende, professionisti ed enti. Si applica ai visitatori del sito, a chi richiede informazioni o una demo, agli utenti registrati, agli amministratori degli account Business e alle persone invitate a collaborare nella piattaforma.
L'informativa descrive i trattamenti effettuati direttamente da KronosTech S.r.l. Non sostituisce le informative che i clienti Business devono fornire alle persone i cui dati vengono inseriti in YouBix sotto la loro responsabilità.
2. Titolare del trattamento e ruoli privacy
Quando KronosTech è titolare
Il titolare del trattamento è KronosTech S.r.l., con sede in Via Giovanni Briosi 80/B, 44123 Ferrara (FE), Italia, C.F. e P.IVA 01981160383.
- Email: info@kronostech.it
- PEC: info@pec.kronostech.it
KronosTech agisce come titolare, in particolare, per la gestione del sito, delle richieste di contatto, degli account, degli abbonamenti, dei pagamenti, dell'assistenza, della sicurezza, delle comunicazioni di servizio e, quando autorizzate, delle comunicazioni promozionali. Per gli account Personal o Business, KronosTech tratta inoltre i dati e i documenti conferiti dall'utente per erogare le funzionalità richieste.
Quando KronosTech è responsabile del trattamento
Se un cliente Business utilizza YouBix per trattare dati personali di dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori o altre persone nell'ambito della propria attività, il cliente stabilisce finalità e modalità essenziali del trattamento e opera come titolare. In tali casi KronosTech tratta i contenuti per conto del cliente, in qualità di responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati collegato al servizio.
3. Quali dati personali trattiamo
A seconda dell'uso del sito e della piattaforma, possiamo trattare:
- dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, email, telefono e organizzazione;
- dati dell'account, come credenziali protette, ruolo, preferenze, consensi e configurazioni;
- dati amministrativi e contrattuali, come piano scelto, dati di fatturazione, stato dei pagamenti e storico del rapporto;
- contenuti inseriti dall'utente, come scadenze, promemoria, note, categorie, attività, persone collegate e relativi metadati;
- documenti e informazioni estratte, come file caricati e dati ricavati tramite OCR o funzioni di analisi, ad esempio date, importi, soggetti, utenze e scadenze;
- dati delle comunicazioni, come richieste di assistenza, segnalazioni e risposte ai questionari;
- dati tecnici e di sicurezza, come indirizzo IP, data e ora di accesso, browser, dispositivo, identificativi di sessione, eventi applicativi, log e operazioni effettuate;
- dati relativi alle notifiche, come canale scelto, destinatario, esito e orario di invio.
I documenti scelti dall'utente potrebbero contenere categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR, ad esempio informazioni sanitarie, o dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR. YouBix non richiede tali informazioni in via generale: l'utente deve caricare soltanto dati pertinenti alle proprie finalità e per i quali dispone di una valida base giuridica.
Origine dei dati
Raccogliamo i dati direttamente dall'interessato, dall'amministratore dell'organizzazione che crea o gestisce il suo profilo, dalle persone che condividono uno spazio YouBix e, per i dati tecnici, dai sistemi utilizzati per accedere al servizio. Le informazioni estratte dai documenti derivano dai file che l'utente decide di caricare.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica | Esempi |
|---|---|---|
| Rispondere a richieste e avviare il rapporto | Misure precontrattuali richieste dall'interessato, art. 6.1.b GDPR | Contatti, preventivi, demo e prova del servizio |
| Fornire YouBix | Esecuzione del contratto, art. 6.1.b GDPR | Account, archiviazione, organizzazione, condivisione, scadenze e notifiche |
| Gestire pagamenti e adempimenti | Contratto e obbligo legale, artt. 6.1.b e 6.1.c GDPR | Abbonamenti, fatture, contabilità e obblighi fiscali |
| Proteggere utenti e piattaforma | Legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR | Log, prevenzione abusi, sicurezza, continuità e difesa dei diritti |
| Assistenza e miglioramento del servizio | Contratto o legittimo interesse, artt. 6.1.b e 6.1.f GDPR | Supporto, diagnosi degli errori, statistiche aggregate e qualità |
| Marketing non necessario al servizio | Consenso, art. 6.1.a GDPR | Newsletter, promozioni e ricerche di mercato facoltative |
| Gestire contenziosi e richieste dell'autorità | Obbligo legale o legittimo interesse, artt. 6.1.c e 6.1.f GDPR | Accertamento, esercizio o difesa di un diritto |
Quando il trattamento si fonda sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca. Per eventuali categorie particolari di dati trattate nell'ambito di un account personale, YouBix richiederà, ove necessario, un consenso esplicito ai sensi dell'art. 9.2.a GDPR. Nell'ambito Business, spetta al cliente individuare la condizione applicabile ai sensi degli artt. 9 o 10 GDPR e fornire le relative istruzioni a KronosTech.
5. Documenti, OCR e funzioni di intelligenza artificiale
Se l'utente attiva le relative funzioni, YouBix può utilizzare tecnologie OCR e modelli di intelligenza artificiale per leggere i documenti caricati, proporre classificazioni, estrarre informazioni utili, individuare possibili scadenze e generare sintesi. Il risultato può contenere errori e deve sempre essere verificato dall'utente prima di essere utilizzato.
- l'analisi è eseguita per fornire una funzione richiesta dall'utente;
- vengono trasmessi ai fornitori tecnici soltanto i dati necessari alla specifica elaborazione;
- i fornitori sono vincolati da accordi di protezione dei dati e da istruzioni documentate;
- i contenuti degli utenti non vengono usati da KronosTech per addestrare modelli generali propri senza una distinta base giuridica e un'informazione specifica;
- non vengono adottate decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato.
6. Conferimento dei dati
I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per creare l'account, concludere o eseguire il contratto e garantire la sicurezza del servizio. Il loro mancato conferimento può impedire la registrazione o l'utilizzo di alcune funzioni. I dati relativi a contenuti, documenti, notifiche facoltative, preferenze e marketing sono invece conferiti liberamente; la loro omissione limita soltanto la funzione collegata.
7. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati prevalentemente con strumenti elettronici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e riservatezza. KronosTech adotta misure tecniche e organizzative commisurate ai rischi, tra cui gestione degli accessi e dei ruoli, tracciamento degli eventi rilevanti, protezione delle comunicazioni, copie di sicurezza, procedure di ripristino e gestione degli incidenti.
Nessun sistema può garantire una sicurezza assoluta. Gli utenti devono custodire le credenziali, utilizzare password robuste, attivare gli strumenti di sicurezza disponibili e segnalare tempestivamente accessi o attività sospette.
8. Chi può ricevere i dati
I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- personale e collaboratori autorizzati da KronosTech;
- fornitori di hosting, infrastruttura cloud, database, backup, sicurezza e monitoraggio;
- fornitori di email, SMS, notifiche o altri canali scelti dall'utente;
- fornitori di pagamento e servizi amministrativi o contabili;
- fornitori di assistenza, OCR e intelligenza artificiale, quando la funzione viene utilizzata;
- consulenti legali, fiscali e tecnici soggetti a obblighi di riservatezza;
- autorità pubbliche, giudiziarie o di vigilanza nei casi previsti dalla legge;
- altri utenti o membri dello spazio YouBix ai quali l'utente o l'amministratore abbia attribuito accesso.
I soggetti che trattano dati per conto di KronosTech sono nominati responsabili ai sensi dell'art. 28 GDPR, ove richiesto. I dati non sono diffusi né venduti. L'elenco aggiornato delle categorie di fornitori e, quando applicabile, dei sub-responsabili può essere richiesto ai contatti indicati nella presente informativa.
9. Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo
Il trattamento avviene mediante sistemi e fornitori selezionati da KronosTech. Qualora un fornitore comporti il trasferimento o l'accesso a dati personali da un Paese esterno allo SEE, tale operazione avverrà nel rispetto del Capo V GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza oppure di garanzie appropriate, come le clausole contrattuali standard della Commissione europea, integrate quando necessario da misure supplementari. Puoi richiedere informazioni sulle garanzie applicabili scrivendo al titolare.
10. Per quanto tempo conserviamo i dati
I dati sono conservati per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti. In particolare:
| Categoria | Periodo o criterio |
|---|---|
| Richieste di contatto e demo | Fino a 12 mesi dall'ultimo contatto, salvo l'avvio di un rapporto contrattuale |
| Account e contenuti del servizio | Per la durata del rapporto; cancellazione o anonimizzazione entro 30 giorni dalla chiusura, salvi backup tecnici e obblighi di legge |
| Copie di sicurezza | Progressiva sovrascrittura entro un massimo di 90 giorni, salvo isolamento necessario per incidenti o obblighi legali |
| Dati contrattuali, fiscali e contabili | 10 anni dalla chiusura dell'esercizio o per il maggior termine richiesto dalla legge |
| Richieste di assistenza | Fino a 24 mesi dalla chiusura, salvo necessità di tutela o collegamento al rapporto contrattuale |
| Log tecnici e di sicurezza | Di regola fino a 12 mesi; più a lungo solo per indagini su anomalie, abusi o incidenti |
| Marketing | Fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall'ultima interazione utile |
| Contenzioso e tutela dei diritti | Per il tempo necessario alla gestione della controversia e ai termini di prescrizione applicabili |
Al termine, i dati sono cancellati o resi anonimi. I dati contenuti nei backup vengono rimossi mediante il normale ciclo di sovrascrittura e non sono ripristinati, salvo esigenze di continuità, sicurezza o legge. Per i contenuti Business, i termini possono essere ulteriormente precisati nel contratto con il cliente.
12. I tuoi diritti
Nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR puoi chiedere l'accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento. Puoi inoltre revocare il consenso in qualsiasi momento e chiedere chiarimenti sull'origine e sull'utilizzo dei dati.
Le richieste sono valutate tenendo conto del ruolo privacy di KronosTech e delle eventuali limitazioni previste dalla legge. Prima di rispondere potremmo chiederti informazioni necessarie a verificare l'identità. La risposta viene fornita di regola entro un mese, prorogabile nei casi complessi secondo il GDPR.
Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo competente nel Paese in cui vivi o lavori, fermo restando ogni altro ricorso.
Vuoi esercitare un diritto?
Scrivi a info@kronostech.it indicando nell'oggetto “Privacy YouBix”.
13. Minori
La registrazione autonoma a YouBix è riservata a persone maggiorenni. Un adulto può organizzare dati e documenti relativi a un minore soltanto se esercita la responsabilità genitoriale, ne è tutore o dispone di un'altra idonea base giuridica. I clienti Business devono adottare cautele specifiche per i dati dei minori e impartire a KronosTech istruzioni conformi alla normativa applicabile.
Se veniamo a conoscenza di un account creato autonomamente da un minore o di dati trattati senza i necessari presupposti, adotteremo misure ragionevoli per limitarne il trattamento e, quando opportuno, cancellarli.
14. Modifiche all'informativa
Questa informativa può essere aggiornata per riflettere evoluzioni del servizio, dei fornitori o della normativa. La versione aggiornata sarà pubblicata in questa pagina con la relativa data. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati saranno informati tramite la piattaforma o i recapiti disponibili prima che le modifiche producano effetto, quando richiesto.